Mengelola kendala-kendala proyek

Picture1Dalam blogpost kali ini, saya akan menjelaskan mengenai mengelola kendala-kendala dalam proyek. Seperti kita ketahui mengelola proyek adalah sebuah proses yang rumit, salah satu yang diperhatikan adalah mengelola kendala.

Menurut Jennifer Greene dan Andrew Stellman, terdapat enam kendala dalam proyek:

  1. Waktu
    pada bagian ini, proyek harus selesai sesuai waktu yang direncanakan. Contoh kendala waktu ialah Project Manager(PM) menyadari bahwa biaya project akan habis lebih cepat, maka PM akan memajukan waktu pengerjaan, maka akan ada kendala waktu karena ada kemungkinan waktunya tidak cukup.
  2. Biaya
    pada bagian ini, proyek harus sesuai dengan biaya personil maupun non personil yang telah direncanakan. Contoh kendala biaya ialah PM tidak menambahkan biaya sewa server pada perencanaan pryek, maka ketika server dibutuhkan hal ini menyebabkan biaya proyek meningkat diluar rencana
  3. Ruang lingkup
    Pada bagian ini, proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang telah disepakati oleh stakeholder. Contoh kendala ruang lingkup ialah PM menyadari proyek akan terlambat dan over budget, maka PM berencana mengerjakan sesuai waktu pengerjaan walaupun ada fitur yang tidak selelai. Hal ini berarti mempengaruhi ruang lingkup pekerjaan
  1. Sumber daya
    Pada bagian ini, proyek harus memiliki baik orang/personil maupun peralatan pelengkap pengerjaan.contoh dari kendala sumber daya ialah perusahan tidak memiliki modal untuk pengerjaan proyek, maka perusahaan memaksa karyawan pada departemen lain untuk kerja paruh waktu untuk proyek ini. Hal ini akan mempengaruhi kinerja karyawan.
  1. Kualitas
    Pada bagian ini, proyek harus menghasilkan output dan berfungsi sesuai yang diharapkan oleh stakeholder. Contoh kendala Kualitas ialah tim proyek menyarankan PM untuk menambah tester untuk mencari kerusakan Server, akan tetapi PM menolak. Hal ini mempengaruhi kualitas, selain itu jika berbicara mengenai test dan bug/cacat pada pekerjaan, maka berkaitan dengan kualitas
  1. Risiko
    Pada bagian ini, proyek dapat berjalan lancar walaupun ada hambatan-hambatan. Contoh kendala risiko ialah pada proyek konstruksi, PM berasumsi bahwa cuaca akan baik, akan tetapi petir menghambat pengerjaan proyek.

Inilah kendala-kendala yang dapat mempengaruhi proyek, jika PM tidak mengelola keenam kendala ini, maka boleh jadi proyek yang dijalani akan telat, melebihi biaya, atau tidak disetujui konsumen.

Ketika terjadi perubahan pada proyek, maka PM harus mengetahui efek perubahan bagi keenam kendala tersebut.

Seringkali kita mendengar tiga kendala dalam proyek, yaitu: biaya, ruang lingkup, dan waktu. Akan tetapi, ketiga kendala tadi tidak akan cukup untuk mengetahui kendala proyek secara menyeluruh sehingga boleh jadi dapat mengakibatkan proyek tidak berhasil.

 

 

Referensi:

  1. Head First PMP, 3rd Edition
  2. http://cdn2.hubspot.net/hub/495171/hubfs/Leverage_constraints_-_Grow_YOur_Business.jpg

Mengenal tipe organisasi proyek

perilaku-organisasi

Dalam blogpost kali ini, saya akan menjelaskan mengenai tipe organisasi dalam proyek berdasarkan Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) edisi 5.

Pertama-tama kita harus mengenal apakah organisasi, mengapa ada organisasi dan kapan organisasi terbetuk. Dibawah ini beberapa definisi organisasi menurut para ahli:

  • Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
  • James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama
  • Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
  • Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Dari perdapat para ahli diatas kita dapat menarik benang merah, yaitu: kumpulan orang dan tujuan bersama. Jadi, dapat disimpulkan bahwa organisasi ada karena ada kumpulan orang yang memiliki tujuan bersama dengan waktu tertentu.

Dalam PMBOK edisi 5, tipe organisasi terbagi menjadi tiga, yaitu:

  1. Functional

Dalam tipe organisasi ini, functional manager (seperti: Programmer Manager, Finance Manager) memiliki peran dan tanggun jawab yang lebih besar dibanding project manager.

Berikut kriteria functionnya :

  • Selain melakukan laporan ke project manager, team harus lapor ke functional manager
  • Pengambil keputusan adalah functional manager
  • Project manager berperan sebagai asisten dari functional manager
  • Project manager lebih banyak mengerjakan tugas administrasi
  • Tipe ini cocok diterapkan pada project yang spesifik sesuai department/divisi yang ada dalam perusahaan, sehingga project manager akan report ke department manager.
  1. Matrix

Dalam tipe organisasi ini, functional manager memiliki peran dan tanggung jawab yang hampir seimbang dibanding project manajer. Matrix terbagi juga menjadi tiga:

  a. Weak

Berikut kriteria weak:

  • Resource project ditentukan oleh functional manager
  • Pengambil keputusan adalah functional manager
  • Mendukung scenario coordinator project, sebagai kordinator untuk laporan ke management atau high-level manager
  • Penilaian performa tim dapat berdasarkan kemapuan yang dimiliki, selain project diikuti

b. Balanced

Berikut kriteria balanced:

  • Project manager dan functional manager berbagi peran dan tanggung jawab
  • Project manager memiliki peran dalam eksusi keputusan
  • Tim melakukan pelaporan ke project manager dan functional manager

C. Strong

Berikut kriteria strong:

  • Project manager lebih memiliki peran dan tanggung jawab
  • Tim melakukan pelaporan ke project manager dan functional manager
  • Penilaian performa tim berdasarkan pada project yang diikuti

 

  1. Projectized

Dalam tipe organisasi ini, project manager yang memiliki peran dan tanggung jawab dibanding functional manager.

Berikut kriteria projectized:

  • Tim dikhususkan untuk suatu project. Jika project selesai, maka tim project akan pindah ke project lain
  • Pengambil keputusan adalah project manager
  • Project manager memiliki tanggung jawab terkait budget, schedule, quality, resurces
  • Project manager bertanggung jawab terhadap sukses atau gagal nya sebuah project
  • Seringkali diterapkan pada perusahaan konsultan

 

Seperti yang sudah Anda ketahui mengenai tipe organisasi. Adakalanya dalam perusahaan menerapkan lebih dari satu tipe organisasi dalam projects yang dikerjakan. Organisasi yang menerapkan hal ini disebut organisasi composite.

 

Jadi, tipe mana yang akan/sudah Anda terapkan pada perusahaan Anda ?

 

References:
1. PMBOK edisi 5
2. https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi3. http://dianloves.me/wp-content/uploads/2013/09/perilaku-organisasi.jpg

 

Mendaftar Office 365

Office 365 memungkinkan pengguna untuk mengakses email, kontak, calendar, dan kolaborasi dokumen dimana pun dan dapat diakses diberbagai perangkat seperti PC, Laptop, Tablet, atau Smartphone).

clip_image002

Gambar 1 Opsi Berbagai Paket Office Bisnis

Gambar diatas menerangkat beberapa pilihan paket Office365 Bisnis, lengkapnya dapat dilihat disini. Selain itu terdapat pula paket Office 365 ProPlus, dan Office 365 Enterprise E1/E2/E3. Semua paket tersebut dapat anda beli dengan cara langganan per bulan/tahun. Jadi, dengan 60 ribu / bulan anda dapat menggunakannya!

Pada skenario kali ini saya akan menjelaskan pendaftaran Office 365 paket Bisnis Premium, berikut langkahnya:

1. Pastikan konesksi internet aktif dan akses website ini

clip_image004

Gambar 2 Halaman Website Office 365 Paket Bisnis Premium

2. Anda dapat langsung membeli atau uji coba terlebih dahulu. Saya asumsikan anda melakukan uji coba terlebih dahulu. Setelah klik tombol uji coba gratis, maka lengkapi informasi langkah 1 pendaftaran.

clip_image006

Gambar 3 Langkah 1 Pendaftaran

3. Selanjutnya isi langkah 2 pendaftaran dengan membuat ID pengguna. Pada bagian ini Anda dapat menentukan Tenant Name atau Nama ID yang nantinya menjadi default domain perusahaan Anda. Contoh formatnya seperti ini PerusahaanAnda.onmicrosoft.com. Pada Tutorial lainnya saya akan menjelaskan custom domain pada Office 365 sehingga anda dapat menggunakan domain perusahaan/organisasi Anda pada Office. Contohnya seperti abdullah@yafii.co

clip_image008

Gambar 4 Langkah 2 Pendaftaran

4. Selanjutnya tahapan validasi informasi agar memastikan Anda bukan robot dengan cara mengisi nomor telepon Anda dan klik tombol Kirim SMS ke saya.

clip_image010

Gambar 5 Langkah 3.1 Pendaftaran

5. Selanjutnya Anda akan menerima SMS kode verifikasi dan masukan kode verifikasi tersebut pada kolom masukan tersebut. Klik Buat akun saya jika Anda sudah mengisi kode verifikasi tersebut.

clip_image012

Gambar 6 Langkah 3.2 Pendaftaran

6. Jika pada halaman website Anda seperti gambar dibawah ini, maka selamat Office 365 telah berhasil dibuat

clip_image014

Gambar 7 Halaman Berhasil Pendaftaran

7. Sekarang akses Portal Office 365 dengan klik tombol Anda sudah siap, maka akan tampil halaman seperti dibawah ini

clip_image016

Gambar 8 Halaman Portal Office 365

 

Sampai tahap ini diharapakan Anda dapat mengetahui :

  • Pilihan paket Office 365
  • Memilih nama ID atau tenant name untuk organisasi/perusahaan Anda
  • Verifikasi pendaftaran Office 365
  • Mengakses Portal 365
  •  

    Terima Kasih telah membaca artikel ini dan tunggu kelanjutan artikel lainnya J

    Mengenal Office 365 untuk Developer

    Office 365 merupakan salah satu lini bisnis Microsoft yang paling cepat berkembang sepanjang sejarah perusahaan tersebut. Dengan lebih dari 1 milyar orang menggunakan Office atau 1 dari 7 orang di planet ini menggunakan aplikasi Office. Ini merupakan momentum yang tepat bagi developer/IT pro untuk mengenal lebih jauh mengenai lini bisnis Microsoft yang satu ini.

    clip_image002

    Office 365 Home & Personal telah digunakan lebih dari 5,6 Juta Pelanggan dan terjadi peningkatan 1 juta pengguna hingga kuartal akhir 2014. Selain itu, lebih dari 50 pengguna berasal dari luar Amerika Serikat, hal ini menunjukan tren penggunaan O365 sangat baik di luar Amerika Serikat. Aplikasi yang didukung pada O365 adalah Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, dan Microsoft Excel. Layanan yang disediakan oleh O365 ialah Microsoft Exchange untuk manajemen email, Microsoft SharePoint untuk portal Website Perusahaan, Microsoft Project untuk Manajemen Proyek dan Office merupakan beberapa aplikasi yang didukung pada O365. Pengguna O365 dapat mengakses dari manapun dan kapan pun ketika membutuhkannya. Dari sisi developer, ini merupakan sebuah peluangan yang sangat baik dengan cara membuat aplikasi yang menggunakan layanan dari O365 dan dengan potensi pengguna hingga 1 milyar pengguna O365.

    clip_image004

    Pengguna Mobile Device saat ini semakin besar dan diproyeksikan pada 2018 sebesar 1,8 Milyar. Hal ini tentunya sebuah peluang sekaligus tantangan bagi Developer untuk menciptakan solusi bagi para pengguna Mobile Device. O376 saat ini telah mendukung di semua tipe Mobile Device, pada iPad App telah diunduh sebesar 2,7 Juta dalam 46 Hari. Secara keseluruhan aplikasi di O365 telah diunduh sebesar 35 Juta hingga kuartal akhir 2014. Selain itu, O365 menawarkan sebuah inovasi yang berkelanjutan dari aplikasi Office, sehingga pengguna O365 akan selalu mendapatkan update versi terbaru. Peluang untuk Developer ialah dengan menciptakan aplikasi kemudian dipublish di Office Store.

    clip_image006

    Dalam mengembangkan aplikasi pada O365, pelanggan dapat mengembangkan aplikasi yang menggunakan secara khusus untuk satu pelanggan atau aplikasi yang secara umum dan dapat digunakan oleh pelanggan lain melalui Office Store.

    Developer dapat menggunakan API O365 yang berupa layanan REST yang menyediakan akses data pada layanan O365, seperti:

    • Mail, Calendar, dan Contact dari Exchange Online
    • Files, dan Folder dari SharePoint Online dan Ondrive for Business
    • Users dan groups dari Azure AD

    Dengan API yang berbasis REST yang merupakan standart dan sering digunakan dalam komunikasi data antara Device, tentunya membantu Developer agar lebih cepat dan mudah dalam mengimplementasikan API. O365 API menyediakan single sign-on dengan Azure Directory(Azure AD) sehingga dapat mengakses semua layanan API dengan melalukan register sekali. Dengan API, maka Developer dapat mengembankan aplikasi baik itu berupa Mobile App maupun Web App dengan data yang berasal dari O365 sehingga kebutuhan khusus pelanggan dapat terpenuhi.

    Beragam Bahasa program dapat Developer gunakan, seperti JavaScript, HTML5, Python, Ruby, PHP, dan ASP.NET dan Developer juga dapat menggunakan Visual Studio, Eclipse, Android Studio, Xcode, atau IDE lainnya. aplikasi juga dapat Developer Host di Azure ataupun di layanan Hosting lainya.

    clip_image008

    Untuk mendistribusikan aplikasi yang telah Developer kembangkan terdapat dua pilihan:

    1. Office Store

    Dengan Office Store semua pelanggan O365 dapat mengunduh dan install aplikasi tersebut ke O365, SharePoint 2013 On-Premises dan Office. Tentu ini sebuah peluang bagi Developer untuk dapat menciptakan aplikasi dengan potensi pengguna hingga 1 Milyar J. Untuk monetisasi terdapat beberapa opsi seperti: Free, Trial, Paid, Per-seat pricing, Organization wide pricing, dan Subscriptions.

    2. Private app catalog

    Dengan pola distribusi ini, maka hanya internal perusahaan yang dapat mengunduh dan install aplikasi. Secara prinsip, ini seperti store khusus perusahaan anda.

     

    Semoga bermanfaat! J

     

    Reference:

    1 https://msdn.microsoft.com/en-us/office/office365/howto/platform-development-overview

    2. https://github.com/OfficeDev?page=3

    3. http://officeignitelabs.cloudguides.com/Office%20365%20Guides.htm

    Tutorial Membuat Website dengan CMS WordPress Menggunakan Webmatrix

    Lama tak menulis, kali ini saya akan berbagi mengenai cara membuat website menggunakan webmatrix. sesuai dengan judulnya, saya akan menggunakan CMS wordpress dalam pembuatan website ini. tak perlu berlama-lama, langsung saja kita mulai …

    1. pertama-tama download Microsoft Webmatrix disini

    2. Buka Aplikasi Microsoft Webmatrix pada komputer Anda

    Capture

    3. Pada menu Quick Start, Pilih Site From Web Gallery

    Continue reading “Tutorial Membuat Website dengan CMS WordPress Menggunakan Webmatrix”

    Parsing Json di Windows Phone 7

    Ditengah pemberitaan rekan2 developer beberapa hari ini mengenai technology yang ada pada Windows 8. Disini saya tidak akan berbicara tentang windows 8nya, akan tetapi Windows Phone 7. Karena kita tahu bahwa Silverlight juga tetap digunakan pada WIndows 8 *Long life of silverlight J*. Dalam kesempatan ini saya akan berbagi mengenai parsing Json pada silverlight for WP. Dalam project yang akan kita buat, kita harus menambahkan namespaces using System.Runtime.Serialization dan using System.Runtime.Serialization.Json. Dari kedua namespaces ini kita dapat menggunakan class yang sudah disediakan yang terkait dengan Json

    Berikut adalah tampilan akhir project ini.

    image Continue reading “Parsing Json di Windows Phone 7”